Guide de gestion des médicaments : la tenue des documents de gestion

I. Un document essentiel : la fiche de stock

Pour être efficace auprès des patients, il faut disposer de l'arsenal thérapeutique adéquat, c'est-à-dire savoir quel médicaments et produits de soins ou de laboratore sont en stock dans la pharmacie et en quelle quantité.

Et il ne faut pas tomber "en panne" de certains produits, donc il faut savoir :

• quand il faut commander,
• ce qu'il faut commander et
• quelle quantité il faut commander.

Or ces renseignements ne peuvent être connus qu'à partir d'un enregistrement précis de plusieurs données dont :­

• l'identification de chaque produit présent dans la pharmacie : DCI, forme galénique, dosage et conditionnement ;
• l'enregistrement de tous les mouvements de chaque produit : date, nature du mouve­ment (entrée ou sortie), provenance pour les entrées ou destination pour les sorties ;
• le stock réel de chaque produit : résultat de l'inventaire physique.

Il existe différentes manières d'enregistrer ces informations. Les procédures recommandées ici utilisent une fiche de stock de format standard. Les fiches de stock doivent en principe être conformes aux directives nationales. Elles peuvent être adaptées selon vos besoins ou pour répondre aux exigences particulières de certains donateurs. La tenue à jour des documents de gestion vous permet de gagner du temps et de vous protéger (contrôle).

II. Description d'une fiche de stock

II doit y avoir une fiche de stock pour chaque produit en stock, sur l'étagère, à côté du produit correspondant.

Nous prendrons pour exemple une fiche de stock de modèle courant. Elle comporte tous les éléments indispensables à la gestion d'un stock. Il s'agit en général d'une fiche cartonnée. La couleur importe peu du moment qu'elle reste lisible, quelque soit la couleur de l'encre (et le type ou la marque du stylo !).

Il arrive que la couleur des fiches soit diffé­rente selon le type de produit (médicament, réactif de laboratoire, objet de pansement, etc.) ou selon le type de médicament (médica­ments courants, antituberculeux, ARV etc.). On peut distinguer deux zones dans une fiche de stock :

• en haut de la fiche, un cadre à plusieurs cases, qui définit le produit : cadre d'identification du produit,
• sous ce cadre, un tableau destiné à l'enre­gistrement des mouvements : tableau des mouvements du produit.

1. Le cadre d'identification du produit

Le cadre du haut de la fiche de stock

Case "Article"

1. nom du produit : dénomination com­mune internationale (DCI).
2. sa forme galénique : comprimé, gélule ou sirop, etc.,
3. son dosage : on peut avoir des com­primés à 250 mg ou à 500 mg. Il ne faut jamais mélanger les dosages différents d'un même produit.

Case "N° identification"

On inscrit ici, quand il existe, le numéro de nomenclature ou le code identifiant du produit.

Case "Conditionnement"

On précise ici

1. le type de contenant: boîte, flacon, tube, plaquette thermoformée (blister),
2. la quantité de produit dans le conditionnement : par exemple, 125 ml (sirop), 10 ou 50 ou 100 com­primés etc..

Lorsqu'on remplit cette case, il faut sou­ligner l'unité de compte qui va servir à surveiller la consommation ou à faire les commandes :

Exemples :

• boîte de 5 plaquettes de 10 comprimés, l'unité est la boîte ou,
• boîte de 5 plaquettes de 10 comprimés, l'unité est la plaquette ou,
• boîte de 5 plaquettes de 10 comprimés, l'unité est le comprimé.

d) Case "Prix"

Elle n'est à remplir que si cette information est utile. Il ne faut pas oublier de définir l'unité : par exemple, 10 F/plaquette ou 10 F/flacon.

e) Case "Seuil de commande"

Elle permet de connaître à quel moment il faut envoyer une commande pour compléter le stock de ce produit, afin de ne pas en manquer. Le seuil de commande est traité en détail dans la partie 4 (Comment passer une commande en se basant sur la consommation antérieure).

On voit que pour un même nom de produit, il faudra une fiche différente pour chaque forme galénique. Pour des produits de même nom et de même forme galénique, il faudra une fiche différente pour chaque dosage. Pour des pro­duits de même nom, de même forme galénique et de même dosage, il sera préférable d'établir des fiches différentes pour chaque conditionne­ment, à moins d'utiliser comme unité l'unité la plus petite (comprimé, gélule, ampoule etc.) et non le contenant (boîte, flacon, plaquette).

2. Le tableau des mouvements du produit

Sous le cadre d'identification du produit se trouve le tableau des mouvements du produit qu'il faudra remplir soigneusement et sans retard après tout mouvement.

Le tableau des mouvements comporte sept colonnes destinées à enregistrer les mouve­ments du produit :

Fiche de stock : le tableau des mouvements.

Colonne "Date"

Il s'agit de la date du mouvement, entrée ou sortie du produit.

Colonne "Quantité reçue"

Nombre d'unités reçues à la pharmacie (boîte, flacon, tube, comprimé, etc., selon l'unité de compte indiquée dans la case "conditionnement").

Colonne "Provenance"

D'où vient le produit reçu ; nom du fournisseur (grossiste, centrale d'achat, Pharmappro, don, etc.).

Colonne "Quantité délivrée"

Nombre d'unités sorties de la pharmacie (boîte, flacon, tube, comprimé, etc., selon l'unité de compte indiquée dans la case "conditionnement").

Colonne "Délivré à"

Destination du produit, nom du lieu où les médicaments seront dispensés aux patients.

Colonne "Stock restant"

Nombre d'unités restant dans le stock.

• S'il s'agit d'une entrée (quantité reçue), on ajoute la "quantité reçue" au "stock res­tant" de la ligne précédente.
• S'il s'agit d'une sortie (quantité delivrée), on retranche la "quantité délivrée" du "stock restant" de la ligne précédente.

Colonne "Remarques"

Informations importantes sur les mouvements du produit, numéro de lot, dates de péremption, emprun­té à, retourné à telle autre formation sanitaire, etc..

III. L'inventaire

Il ne suffit pas de compléter les fiches de stock à chaque mouvement.
En effet, si la colonne "stock restant" permet de connaître en permanence le stock théo­rique du produit, c'est-à-dire celui obtenu par le suivi des mouvements, il doit être validé par un comptage des boîtes des produits en stock ou stock réel, c'est ce qu'on appelle l'in­ventaire physique.

Chaque mois, il faut réaliser un inventaire pour chaque produit. Il faut recompter les boîtes des produits en stock, convertir le nombre obtenu en unités de compte, compa­rer le résultat à l'existant des fiches de stock puis mettre celles-ci à jour.

IV. Mise en place de la fiche de stock

1. Quand créer une fiche de stock ?

Chaque produit entreposé dans la pharma­cie ou dépendant de la pharmacie (pro­duits stockés au réfrigérateur ou au congéla­teur, par exemple) doit être répertorié. Il y aura donc des fiches de stock pour les médi­caments, les vaccins, les réactifs de laboratoi­re, les antiseptiques, le matériel de panse­ment, le matériel d'injection, etc..

a) Pour chaque nouveau produit dans la pharmacie

Il faut une fiche par produit, c'est-à-dire que pour un nom de produit, on aura une fiche pour chacune des formes galé­niques, et dans chaque forme galénique une fiche pour chaque dosage, et dans chaque dosage une fiche pour chaque conditionne­ment si nécessaire.

Dans ce dernier cas, tout dépend de l'unité de compte : si par exemple on a retenu le comprimé comme unité, du moment que le médicament est en comprimé de même dosage, on peut compter sur la même fiche tous les conditionnements (boîtes de 100 ou de 500, plaquettes de 10 ou de 25, etc.), puis­qu'on ne compte pas des boîtes ou des blis­ters, mais les comprimés qui y sont contenus. Mais on voit bien que si on a des conditionne­ments très différents, l'étagère sera plus facile à ranger s'ils ne sont pas mélangés, d'autant plus qu'il faudra tenir compte des dates de péremption ; il sera alors probablement plus simple d'établir une fiche de stock par condi­tionnement.

Dans tous les cas, n'oubliez pas de souligner dans la case "présentation" l'élément retenu comme unité.

b) Chaque fois que la fiche d'un produit est complètement remplie

Il faut créer une fiche de remplacement dès que l'on remplit la dernière ligne du tableau des mouvements, c'est-à-dire qu'il n'y a plus de place pour noter les mouvements du produit. Faites le à un moment de temps libre et non dans l'urgence à l'arrivée des commandes, vous limiterez les risques d'erreurs.

2. Créez une fiche de stock

Les fiches de stock doivent être remplies très lisiblement et avec soin, certaines données sont non modifiables, d'autres doivent pou­voir être modifiées.

Utilisez un stylo pour enregistrer les données non modifiables

• le nom de l'article, le numéro d'identi­fication, et de conditionnement,
• les informations relatives aux mouvements des produits,
• utilisez un stylo de couleur différente pour les inventaires. En général, on utili­se la couleur rouge pour les inventaires.

Utilisez un crayon pour enregistrer les données variables

• le prix à l'unité est une information qui peut changer ; il ne faut pas effacer le prix antérieur s'il a changé, on risque toujours d'en avoir besoin ; il vaut mieux barrer l'ancien prix sans le rendre illisible et noter dans la case le nou­veau prix et la date de modification ;
• le seuil de commande : il peut aussi varier (maladies saisonnières, nouveaux traite­ments, délais de livraison...).

Remplir avec soin le cadre d'identifi­cation

Une fiche de stock peut tomber, être mal positionnée par erreur ; il peut arriver qu'on les déplace, par exemple pour rassembler les éléments nécessaires pour faire une commande. Il faut donc prendre le temps de remplir ces cases d'identification correctement et lisiblement.

• Pour un nouveau produit qui n'était pas en stock indiquez avec soin : DCI, forme galénique, dosage, numéro d'identification et conditionnement au stylo, prix d'achat au crayon de papier.
• Pour un produit déjà en stock, il s'agit d'une fiche de remplacement : reportez soigneusement les indications inscrites sur l'ancienne fiche. Vous pouvez reporter le seuil de commande.

Remplissez la première ligne du tableau des mouvements

• Pour un nouveau produit qui n'était pas en stock, comme le produit n'existait pas, il faut reporter dans la case "stock res­tant" le nombre que l'on a inscrit dans la case "quantité reçue".
• Pour un produit déjà en stock, il s'agit d'une fiche qui vient en remplacement d'une fiche dont toutes les lignes sont rem­plies, ou d'une fiche qui correspond à une nouvelle unité de compte.
• Sur la première ligne du tableau des mou­vements :
  • dans la colonne "date" : notez la date,
  • dans la colonne "provenance" inscri­vez la mention "fiche" si vous reportez le stock restant de la fiche terminée ou "inventaire" si vous avez procédé à l'inventaire physique,
  • dans la colonne "stock restant" inscrivez le nombre "stock restant" de la fiche terminée ou celui obtenu à l'inventaire.

Mettez la fiche de stock en place

la fiche doit être sur l'étagère, à côté du produit qu'elle concerne. Il faut l'accrocher ou la poser à côté de l'étiquette portant le nom du produit ou bien placer la fiche de stock et le produit ensemble sur l'étagère.

3. Tenez la fiche de stock à jour

Tous les produits reçus dans la pharmacie sont enregistrés sur des fiches. Tous les mouve­ments sont enregistrés sans aucun retard.

Vous recevez un produit

• rangez le à sa place sur l'étagère,

• enregistrez le mouvement sur la fiche de stock, c'est-à-dire :

• enregistrez la date de réception,

• enregistrez la quantité d'unités reçues,
• enregistrez la provenance du produit (qui l'a envoyé ?),
• ajoutez la quantité reçue au stock res­tant de la ligne précédente, et inscrivez le résultat dans la case "stock restant".

Exemple :

Le 7 juillet, je reçois de la Pharmappro 12 boîtes de 3 plaquettes de 10 comprimés d'amoxicilline à 250 mg. Il me restait en stock 1 boîte de 3 plaquettes de 10 comprimés.

La fiche de stock compte ce produit avec la plaquette de 10 comprimés comme unité" de compte. La dernière case "existant" contient le chiffre 3. Il me restait donc 3 plaquettes (soit 1 boîte, ou 30 comprimés, si on avait utilisé une autre unité).

J'écris donc 7/7/2007 dans la case "date", 36 (12 x 3) dans la case "quantité d'unités reçues", Pharmappro dans la case "prove­nance", 39 dans la case "stock existant" (3+36).

Utilisez un stylo pour remplir les cases blanches, elles comportent des informations non modifiables et un crayon de papier pour les grises dont les données sont variables.

Vous sortez un produit du stock

Un produit ne doit sortir que sous forme d'unités de conditionnement complète : on ne peut pas sortir 5 compri­més d'une plaquette de 10 et on ne peut pas sortir une plaquette, même entière, d'une boîte de 2 plaquettes si l'unité de compte de la fiche de stock est la boîte.

Eenregistrez le mouvement sur la fiche de stock :

1. enregistrez la date de sortie,
2. enregistrez la quantité délivrée en nombre d'unités,
3. enregistrez la destination du produit (délivré à),
4. retirez la quantité reçue au stock restant de la ligne au-dessus, et inscrivez le résultat dans la case "stock restant".

Exemple (cf. fiche suivante)

Le 14 juillet, j'ai besoin d'amoxicilline en comprimés à 250 mg pour la consultation journalière.

En prenant la boîte à la pharmacie, je trouve une boîte périmée que je retire immédiate­ment. Je prends donc une autre boîte dans la rangée la plus au bord de l'étagère. Je com­plète tout de suite la fiche de stock "amoxicil­line comprimés à 250 mg en boîtes de 3 plaquettes de 10 comprimés".

Sur la première ligne libre, j'inscris :

• 14/07/2007 dans la case "date",
• 3 (l'unité est la plaquette de 10 comprimés) dans la case "quantité délivrée",
• Pharmappro dans la case "délivré à" (le produit périmé est retourné au laboratoire).

La case "stock restant" de la ligne précé­dente contient 39, j'inscris donc 36 (39 - 3) dans la case "stock restant" et le mot "périmé" dans la case "remarques".

Sur la ligne suivante, j'inscris :

• la même date 14/07/2007 dans la case "date",
• 3 (l'unité est la plaquette de 10 comprimés) dans la case "quantité délivrée",
• consultation dans la case "délivrée à".

La case "stock restant" de la ligne précé­dente contient : 36, j'inscris donc 33 (36 - 3) dans la case "stock restant".

Le nouveau stock est bien de 33 plaquettes (11 boîtes de 3 plaquettes de 10 comprimés).

Vous réalisez un inventaire physique

Relisez et révisez les informations du cadre d'identification du produit. Ces informations sont-elles exactes et à jour ?

Effectuez l'inventaire proprement dit :

1. Tracez une double ligne en dessous de la dernière opération enregistrée sur la fiche de stock. Vous pouvez utiliser un stylo de couleur différente (rouge) pour tracer ces lignes et noter les informations relatives à l'inventaire.
2. Inscrivez la date à laquelle l'inventaire a été effectué.
3. Inscrivez le mot "inventaire" sur toute la largeur des colonnes.
4. Comptez le nombre d'unités du pro­duitdisponible sur les étagères (par exemple, de boîtes). Le nombre d'unités décomptées constitue le résultat de l'inven­taire dans la case "stock restant".
5. Si le résultat de l'inventaire est différent du résultat attendu, c'est-à-dire du nombre inscrit dans la case "stock restant" de la dernière ligne avant l'inventaire, mentionnez "écart" dans la colonne "remarques". Faites une vérification et si la différence se confirme, calculez la différence entre la quantité attendue et la quantité réelle et notez-la sur la fiche. Après l'inventaire, vous vous efforcerez de déterminer pourquoi cet écart existe.
6. Le résultat de l'inventaire sera bien sûr le stock de référence pour le mouvement suivant.

Utilisez un stylo pour remplir les cases blanches, elles comportent des informations non modifiables et un crayon de papier pour les grises dont les données sont variables.

Exemple (cf. fiche ci-dessous) :

Le 17 juillet, j'effectue l'inventaire. Je compte 3 boîtes complètes d'amoxicilline en compri­més à 250 mg et 2 plaquettes, soit au total 32 plaquettes {(3 x 10) + 2} de 10 comprimés. Sur la fiche de stock "amoxicilline comprimés à 250 mg en boîtes de 3 plaquettes de 10 comprimés" j'écris au stylo rouge :

• 17/07/2007 dans la case date,
• le mot "inventaires" sur toute la largeur des colonnes,
• 32 dans la case "stock restant"
• et dans la case "remarques" : écart - 1 (stock compté moins stock restant).

Profitez de l'inventaire mensuel pour vérifier les dates de péremption et retirer les médica­ments périmés.

Utilisez un stylo pour remplir les cases blanches, elles comportent des informations non modifiables et un crayon de papier pour les grises dont les données sont variables.

4. Que deviennent les fiches de stocks ?

Comme nous l'avons vu plus haut, lorsqu'on a rempli la dernière ligne de la fiche de stock d'un produit, il faut la remplacer par une nouvelle.

Cette nouvelle fiche doit avoir un cadre d'iden­tification en tous points identiques à celui de la précédente. Sur la première ligne du cadre des mouvements de cette nouvelle fiche il faut ins­crire la date et, dans la colonne "stock restant" la valeur du stock restant de la fiche à rempla­cer. Il ne faut pas jeter les "vieilles" fiches de stock. Tout d'abord, elles sont le témoin de votre gestion de produit précieux, et vos superviseurs sont en droit de vous les demander. Mais aussi (surtout), ces fiches sont des traces de ce que vous avez utilisé dans le passé, de ce dont vous avez eu besoin à une époque ou une saison particulière, ou même dans des circonstances particulières (épidé­mies par exemple). Ces fiches sont donc des références précieuses pour établir vos com­mandes ou calculer les stocks de sécurité.
Il faut donc soigneusement archiver les anciennes fiches de stock.

Développement et Santé, n°188, 2007