Guide de gestion des médicaments : comment ranger les médicaments

I. Triez les produits selon leur statut

Tous les médicaments et produits de labora­toire ou matériels de soins ne peuvent pas être traités de la même manière.

On peut distinguer 3 catégories de produits

  • les produits "standard",
  • les produits à température de conservation déterminée,
  • les produits "critiques".

Dès l'arrivée de la livraison, il faut séparer les 3 catégories et ranger par priorité

1. Les produits à température de conservation déterminée :

à ranger immédiatement

Ces produit doivent être gardés à une tempé­rature plus ou moins basse. Les températures sont précisées sur l'emballage et les conditions de stockage sont alors

  • au congélateur de - 18° C à - 5° C
  • au réfrigérateur de + 2° C à + 8° C
  • au frais de + 8° C à + 15'C

(pièce climatisée) Attention les conditions de conservation peuvent être différentes selon les composants de certains produits (par exemple, vaccin et son diluant, réactif et son diluant, etc.).

2. Les produits "critiques" :

à ranger selon des directives particulières

Les substances contrôlées

  • les stupéfiants,
  • les analgésiques opioïdes,
  • les substances psychotropes,

doivent obligatoirement être conservées dans un endroit sécurisé, en respectant les directives nationales.

Les médicaments antirétroviraux

Ils doivent être gardés dans une armoire fermée à clé, éventuellement avec certains antituber­culeux (rifampicine).

3. Les produits "standard"

C'est le cas habituel, ils doivent être conservés à température ambiante de +15°C à + 30°C

II. Classer les produits convenablement

Quelle que soit la catégorie produits classiques, produits "critiques" et produits à température de conservation contrôlée, il faut respecter certains principes.

1. Rappels

a) La Dénomination Commune Interna­tionale (DCI)

Les médicaments ont un nom chimique appelé DCI qui est le plus souvent différent de celui qui lui est donné par le fabricant (nom com­mercial).

Par exemple : la DCI de l'Efferalgan®est Para­cetamol.

b) La forme galénique

C'est la forme sous laquelle on trouve les produits pharmaceutiques.

Par exemple : comprimés, sachets, pommades.

c) Produits périmés et date de péremp­tion

Les fabricants inscrivent sur les boîtes de médi­caments des dates indiquant le temps pendant lequel ces médicaments restent efficaces. Ces dates sont appelées dates de péremp­tion. Chaque produit a une date de péremp­tion qui lui est propre ; au-delà de cette date le produit est dit périmé et doit être détruit.

2. Principes de classement

Ces principes sont valables pour tous les médi­caments : "standards", "critiques" ou à tempé­rature de stockage réglementée.

a) Les produits doivent être classés par forme galénique

  • Usage interne : médicament oraux :
    • comprimés et gélules,
    • sachets et sirops.
  • Injectables
    • médicaments injectables, solutions de perfusion et électrolytes, vaccins et sérums.
  • Usage externe
    • médicaments à usage externe ; pom­mades, liquides antiseptiques, désinfectants.
  • Autre produits
    • petit matériel consommable : pansements (cotons, compresses...), injections (aiguilles et seringues), sutures,
    • préservatifs,
    • matériel de laboratoire.

b) Rangement selon la DCI

Pour chaque forme galénique, les produits similaires doivent être rangés ensemble sous leur dénomination commune internatio­nale (DCI).

Classez les produits de chaque forme galénique par ordre alphabétique.

Respectez la règle du "premier périmé, premier sorti" (PPPS)

Les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche) doivent être placés devant ceux de la même catégorie (DCI, forme etc.) dont la durée de conservation est plus longue (date de péremption éloignée).

Règles de base
  • Ces principes sont incontournables et doivent être appliqués au trois catégories de produits : les produits "standards", pro­duits à température de conservation déterminée et produits "critiques".
  • Les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d'origine.
  • Les médicaments doivent être classés par forme galénique.
  • Chaque forme galénique doit être triée par DCI.
  • Chaque forme galénique doit être classée par ordre alphabétique.
  • Appliquer la règle "premier périmé, premier sorti" pour tous les produe

III. Répartir sur les étagères

Il faut, là aussi, adopter certains principes qui vont éviter des accidents et des pertes.

1. Sur les étagères du haut

Rangez les formes solides : comprimés, gélules, sachets de SRO dans des récipients hermétiques.

2. Sur les étagères du milieu

Rangez les médicaments sous forme liqui­de et assimilés (pommades et injectables). Ne rangez pas les médicaments sous forme solide dessous : une fuite de liquide pourrait endommager et faire perdre ces médicaments.

3. Sur les étagères du bas

Rangez les autres articles : matériel chirurgical, fournitures de laboratoire, préser­vatifs, étiquettes, etc..

4. Par terre : RIEN DU TOUT

Il ne faut jamais rien entreposer directement sur le sol.

Rappel : certains produits exigent le res­pect de la chaîne de froid comme certains ARV, l'insuline et les tests biologiques (VIH) et sont donc conserués au réfrigérateur, selon les instructions du fabricant.

IV. Rangez les étagères

En dehors de l'arrivée d'une commande, les médicaments doivent être rangés en perma­nence.

Des étagères en ordre, selon des habitudes précises, font gagner un temps précieux et contribuent à un ravitaillement correct.

  • Sur les étagères, les médicaments doivent être rangés selon leur catégorie respecti­ve comme indiqué au paragraphe III (il faut mettre les poudres pour suspension sur l'étagère du haut et les sirops sur l'étagère du milieu).
  • Laissez un espace suffisant pour chacun des produits.
  • Groupez les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter facilement.
  • Groupez les injectables par dix.

1. Etablir une fiche signalétique par produit

Le nom chimique ou DCI est celui dont on se sert pour ranger la pharmacie. C'est donc celui que vous inscrivez sur l'étiquette derrière laquelle vous allez ranger sur l'étagère les médicaments correspondants.

Donc :

  • Trouvez la DCI de chaque médicament. Elle est inscrite sur l'emballage, souvent en plus petits caractères que le nom com­mercial.
  • Sur l'étagère, pour une même DCI, classez les médicaments suivant l'ordre alphabétique de leur nom commercial. Exemple : derrière la fiche paracétamol on pourra trouver d'abord du Doliprane® puis de l'Efferalgan®'. En effet, le conditionne­ment (nombre de comprimés ou de gélules par boîte) peut être différent selon la marque, ce qui rend l'inventaire difficile si on mélange les noms commerciaux.
  • Dans chaque catégorie, rangez les pro­duits par ordre alphabétique de DCI.
  • Inscrivez le nom en, DCI de chacun des produits sur une étiquette ainsi que le dosage et la forme (cp, sp, inj, etc.).
  • Accrochez l'étiquette sur l'étagère, devant le produit.

En résumé :

Prévoir de l'espace pour chacun des médica­ments.
Le nombre de boîtes de chaque produit doit être repéré facilement. Un vide derrière une étiquette signifie rupture de stock.
Ainsi faire l'inventaire demande un minimum de temps.

2. Surveiller les dates de péremption

Une fois la date de péremption dépassée, les médicaments peuvent perdre de leur efficacité ou provoquer des effets indésirables et même dangereux chez les patients.

Les réactifs de laboratoire périmés peuvent donner des résultats erronés.

Il ne faut jamais utiliser un produit périmé.

a) A la réception d'une commande

  • Rangez les médicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de péremption selon la méthode du "premier périmé, premier sorti". Placez ceux dont la date de péremption est proche devant ceux dont la date de péremption est éloignée. Si deux boîtes portent la même date de péremption, placez celle que vous venez de recevoir derrière celle qui était déjà entreposée.
  • Attention, l'ordre de réception des produits ne correspond pas nécessairement à l'ordre dans lequel ils seront périmés.
  • Rangez les produits qui n'ont pas de date de péremption selon le principe du "pre­mier entré, premier sorti". Rangez les produits qui ne portent pas de date de péremption (savons, détergents par exemple) dans l'ordre où vous les recevez. Placez les produits que vous venez de recevoir derrière ceux qui étaient déjà entreposés.
  • S'il n'y a pas de date de péremption, il peut y avoir une date de fabrication sur l'étiquette qui vous indique les produits les plus anciens à utiliser en premier.

b) Vérifiez les dates

A intervalles réguliers, vérifiez les dates de péremption de tous les produits en stock.

c) Retirez de la pharmacie

Les médica­ments périmés et ceux de mauvaise qualité et les placer dans la zone prévue à cet effet.

Cette méthode du "premier périmé, pre­mier sorti" évite d'utiliser des médicaments de lots récents avant ceux de lots utilisables plus anciens qu'il faudra détruire si on atteint la date de péremption avant leur utilisation. Donc on évite ainsi la gaspillage de médica­ments toujours utiles, parfois rares et indis­pensables aux patients.

Attention !

Si un produit qui doit être conservé au froid est sorti du froid pendant plus de 24 h, il doit être considéré comme périmé.

V. Comment identifier un produit de mauvaise qualité ?

Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés sont aussi dangereux que les produits périmés.

C'est pourquoi il faut connaître les signes qui doivent faire écarter sans hésitation un produit probablement avarié. Ces signes concernent le contenant du produit ou le produit lui-même.

1. Le contenant

L'état du contenant peut donner des doutes sur la nature ou l'origine du produit le rendant inutilisable.

a) Conditionnement

  • conditionnement cassé (flacons, bouteilles),
  • conditionnement déchiré (boîtes, emballages).

b) Étiquettes

  • étiquettes manquantes, incomplètes ou illisibles.

c) Emballage des produits en latex lubrifié

  • emballage taché,
  • emballage poisseux,
  • emballage humide, fuite du lubrifiant.

d) Emballage des produits stériles, y compris les dispositifs intra-utérins

  • emballage taché,
  • emballage déchiré ou fendu,
  • humidité à l'intérieur de l'emballage.

e) Conditionnement sous feuille d'alumi­nium

  • conditionnement percé,
  • conditionnement décollé.

f) Tubes

  • tube poisseux,
  • tube qui fuit,
  • tube perforé ou desserti.

g) Emballages de liquides

  • détérioration de la capsule des flacons,
  • ampoules, bouteilles ou flacons fêlés,
  • humidité ou moisissure dans l'emballage.

2. Le contenu, le produit lui-même

Bien entendu, il faut contrôler les caractéris­tiques du produit lui même. On recherche notamment :

a) Liquides

  • changement de couleur,
  • turbicité (aspect trouble),
  • présence d'un sédiment.

b) Comprimés (pilules)

  • changement de couleur,
  • comprimés désagrégés,
  • comprimés manquants (dans l'emballage plastique thermoformé),
  • aspect poisseux (en particulier pour les com­primés enrobés),
  • odeur inhabituelle.

c) Gélules

  • changement de couleur,
  • aspect poisseux,
  • gélules écrasées,
  • gélules agglomérées.

d) Solutions injectables

  • après agitation le liquide ne reforme pas une suspension.

e) Produits en latex

  • secs,
  • friables, cassants,
  • craquelés.

f) Produits en latex lubrifié

  • produit ou lubrifiant ayant changé de couleur.

g) Produits stériles (y compris dispositifs intra-utérins)

  • parties cassées ou tordues,
  • parties manquantes.

h) Réactifs chimiques

  • changement de couleur.

Que retenir

Une pharmacie bien rangée a un impact médical et financier positif, limitant les risques d'erreurs de dispensation, les ruptures de stock et la présence de produits périmés ou détériorés.

Dès reception d'une commande :

  • Rangez immédiatement les produits, notamment ceux à température de conservation déter­minée et les produits "critiques".
  • Appliquez systématiquement les règles de rangement pour tous les produits.

La pharmacie doit être rangée en permanence :

  • Surveillez quotidiennement l'état du stock.
  • Fiche signalétique sans produit = rupture de stock.
  • Retirez les produits périmes et les produits détériorés. Il ne faut jamais utiliser un produit périmé ou détérioré.

Développement et Santé, n°188, 2007