Gestion des vaccins et consommables

Philippe Jaillard Agence pour la Médecine Préventive (AMP), Ouagadougou, Burkina Faso

La disponibilité de vaccins de qualité est essentielle pour la tenue des séances de vaccination. Le coût des vaccins utilisés dans les programmes nationaux est de plus en plus important. Les nouvelles combinaisons, les nouveaux vaccins sont plus onéreux et les pays s'impliquent de plus en plus dans l'achat des vaccins. La gestion des vaccins et consommables doit permettre une disponibilité suffisante des produits afin de maintenir les activités tout en minimisant les gaspillages.

I. Estimation des besoins en vaccins et consommables

1. Besoins annuels

La méthode d'estimation des besoins annuels la plus usitée tient compte de la population à vacciner, du nombre de doses par vaccin et des pertes habituellement constatées. Pour chaque vaccin, on calcule :

Population cible x nombre de doses
x facteur de perte.

Le facteur de perte est calculé d'après le taux de perte = 1/(1-taux de perte). Il est habituellement estimé par le niveau central mais doit être adapté aux réalités locales.

Ainsi, pour une population de 20 000 habitants, les 0-11 mois représentant 4 % de la population totale, on aura besoin de 1 600 doses de vaccin BCG pour l'année (taux de perte BCG =50 % donc facteur de perte = 2) :

20 000 x 4 % x 1 x 2 = 1 600 doses

Le même calcul doit être fait pour chaque vaccin en tenant compte du calendrier vaccinal et de son taux de perte spécifique.

Les besoins en consommables sont évalués d'après le nombre de doses de vaccins :

  • Seringues d'injection = nombre de doses de vaccin injectable.
  • Seringues de dilution = nombre de flacons à reconstituer.
  • Boîtes de sécurité = nombre de seringues/100.

Les besoins mensuels représentent un douzième des besoins annuels.
L'autre méthode qui peut être utilisée repose sur la consommation de l'année précédente corrigée par le taux d'accroissement annuel (défini par le niveau central). Cette méthode ne peut pas être appliquée si les mouvements de population dans la zone sont importants ou si des ruptures de stocks ont entraîné des interruptions durables de la vaccination.
Une dernière méthode possible consiste à calculer non pas le nombre de doses de vaccins mais celui de flacons de vaccin nécessaires. Elle tient compte de l'obligation de jeter les closes de vaccins restant dans les flacons ouverts au cours de la séance (pour les vaccins reconstitués). Le nombre de flacons de vaccin est calculé d'après le nombre de séances programmées et l'effectif attendu à chaque séance, comme indiqué ci-dessous.

2. Besoins pour une session

Le nombre de flacons de vaccin nécessaires pour couvrir une session de vaccination est calculé en fonction du nombre d'injections prévu au cours,de la séance (calculé comme indiqué plus haut dans « l'élaboration du plan d'action ») et du nombre de doses par flacon.
La quantité de consommables est calculée en fonction du nombre d'injections prévues et de flacons à reconstituer. Il est nécessaire de prévoir le nombre de boîtes de sécurité en fonction du nombre de seringues.
Afin de pallier toute augmentation de l'effectif au cours des séances, des flacons supplémentaires devront être prévus. S'ils n'ont pas été utilisés, ils seront remis dans le réfrigérateur en fin de séance selon leurs normes de conservation. Il en est de même pour les consommables.

Ainsi, pour une séance en poste fixe au cours de laquelle environ 70 injections seront pratiquées, on a :

BCG :                          10 injections     1 flacon de 20 doses
Pentavalent :                30 injections   15 flacons de 2 doses
Vaccin antirougeoleux : 10 injections     1 flacon de 10 closes
Vaccin anti-amarile :     10 injections     1 flacon de 10 doses
Vaccin antitétanique :    10 injections     1 flacon de 10 doses

Pour une séance en poste avancé au cours de laquelle environ 35 injections seront pratiquées, on a :

BCG :                             5 injections 1 flacon de 20 doses
Pentavalent :                 15 injections 8 flacons de 2 doses
Vaccin anti rougeoleux :   5 injections 1 flacon de 10 doses
Vaccin anti amarile :        5 injections 1 flacon de 10 doses
Vaccin antitétanique :       5 injections 1 flacon de 10 doses

II. Gestion du stock

Un système efficace d e gestion des stocks doit être en place afin de connaître à tout moment la quantité de vaccins disponibles, la date de péremption, le numéro de lot et le statut de la pastille de contrôle de chaque flacon. Ces éléments doivent apparaître dans un registre de stock et actualisés à chaque mouvement de vaccins.
Le registre de stock doit être divisé en autant de parties qu'il y a de vaccins et de consommables dans la formation sanitaire. Pour chaque item, les éléments suivants doivent être spécifiés :

  • Nom de l'item.
  • Présentation (nombre de doses par flacon).
  • Pour chaque mouvement de stock :
    • date et nature des mouvements de stock
    • provenance ou destination
    • quantité entrée ou sortie du stock
    • numéro de lot des flacons
    • date d'expiration
    • statut de la PCV
    • quantité en stock.

Le stock de vaccins et consommables disponible dans la formation sanitaire doit être régulièrement vérifié et les résultats du contrôle (mensuel) inscrits dans le registre de stock si besoin.
La gestion minutieuse des stocks permet d'éviter d'une part les ruptures de stock conduisant à l'arrêt des activités de vaccination, d'autre part de limiter les surstocks qui exposent à des risques de perte de vaccins. Le stock doit être inclus entre le seuil mini¬mal et le seuil maximal. Pour chaque vaccin, ces seuils doivent être déterminés pour l'année :

  • Seuil minimal : il représente la quantité minimale de vaccins devant être en stock afin d'éviter la rupture. Il est fixé à 25 % des besoins en vaccins de la période (le mois, généralement).
  • Seuil maximal : il représente la quantité maximale de vaccins devant être en stock afin de limiter le risque de perte. Il est généralement fixé à 125 % des besoins en vaccins pour la période.

Figure 1 : seuils minimal et maximal
La commande de vaccins doit intervenir avant que le seuil minimal ne soit atteint. La méthode la plus simple pour calculer la quantité de vaccins à com-mander est indiquée dans le tableau ci-dessous. Quantité à commander = stock maximal - stock actuel.

III. Contrôle des pertes de vaccins

Les pertes en vaccins causent d'importants préjudices au programme de vaccination. Tout d'abord, la quantité de vaccins étant limitée, en cas de pertes importantes, il n'y en aura pas suffisamment pour toutes les personnes ciblées par la vaccination. Celles-ci ne seront donc pas protégées contre les maladies et les objectifs du programme ne pourront être atteints. De plus, ces pertes en vaccins représentent une perte financière importante pour le pays qui doit en assurer l'achat et pourront se répercuter sur d'autres dépenses qui ne pourront être faites.

En se référant à l'exemple précédent, qui avait fixé les besoins annuels en vaccin BCG de 1 600 doses, on aura un besoin mensuel de 1 600 / 12 = 134 doses.

  • Le stock maximal est de 134 x 125 % = 168 doses
  • Le stock minimal est de 134 x 25 % = 34 doses.
Si le stock présent dans le réfrigérateur au moment de la commande est de 40 doses, la quantité de vaccins à commander est de 168 - 40 = 128 doses.

On distingue plusieurs types de pertes

Les premières sont causées par :

  • les dates de péremptions dépassées,
  • les bris ou vols de flacons,
  • le virement de la pastille de contrôle,
  • la destruction du vaccin par le gel.

Toutes sont évitables à condition de respecter les normes de conservation des vaccins et d'avoir un système de gestion des stocks performant.

D'autres pertes sont difficilement évitables et parfois induites par le programme :

  • doses restant dans les flacons entamés, qui doivent être détruits en fin de session de vaccination,
  • doses de vaccins utilisés dans des conditions ne permettant pas l'application de la politique des flacons entamés,
  • doses administrées à des personnes ne faisant pas partie de la cible du programme.

Certaines stratégies de vaccination peuvent entraîner des pertes plus importantes, notamment les stratégies avancées et mobiles ou encore l'ouverture de flacon de vaccins pour chaque enfant qui se présente. Cependant, l'application de ces stratégies est parfois nécessaire pour atteindre les objectifs du programme, particulièrement dans les zones à faible performance.

Connaître l'ampleur et les causes des pertes :

Afin de contrôler les pertes, il est nécessaire d'en connaître l'ampleur et les causes..
Le calcul des pertes est effectué pour chaque vaccin selon la formule :
Taux de perte =

Nombre de doses sorties du stock